Kantoor De Vries is een administratiekantoor in Amersfoort met 6 medewerkers en ruim 200 klanten. Eigenaar Mark de Vries merkte dat zijn team steeds meer tijd kwijt was aan routinetaken en steeds minder aan het werk waar ze goed in zijn: klanten adviseren.
De situatie voor AchterKantoor
Het team besteedde gemiddeld 2 uur per dag aan het versturen van herinneringen, opvragen van documenten en beantwoorden van standaardvragen. Deadlines werden bijgehouden in een Excel-sheet, en het kwam regelmatig voor dat follow-ups werden vergeten.
- Klanten moesten gemiddeld 3 keer worden herinnerd voor documenten
- Reactietijd op klantvragen: 24-48 uur
- Team werkte regelmatig over rond deadlineperiodes
De oplossing
Na een kennismakingsgesprek van 30 minuten brachten wij de grootste tijdvreters in kaart. Binnen 2 weken hadden we drie automatiseringen opgezet:
- Automatische documentverzoeken met slimme follow-ups na 3 en 7 dagen
- Geautomatiseerde antwoorden op de 20 meest gestelde klantvragen
- Proactieve deadline-herinneringen voor zowel het team als klanten
De resultaten
"Ik had verwacht dat het ingewikkeld zou zijn, maar ik hoefde letterlijk niets te doen. Na twee weken liep alles en had mijn team weer tijd om klanten echt te helpen."
— Mark de Vries, eigenaar Kantoor De Vries
Wat dit betekent
Met 10 uur per week aan tijdsbesparing kan Kantoor De Vries nu 15% meer klanten bedienen zonder extra personeel. Het team is minder gestrest, klanten zijn tevredener, en Mark heeft weer tijd om na te denken over de groei van zijn kantoor.